Facilities Admin Assistant

主要职责

职位职责：
1.    负责CRC（包含看台）设施管理部硬件设施服务的采购申请和采购订单管理、设施运维费用跟踪和报告、对接公司财务部按期完成预算的执行情况统计及后期的费用摊销预测。
2.    配合部门及主管建立内部年度预算计划及各类专业费用台账，，包含设施运行费，维护保养费、备件及材料费、工程改造或设施升级费用、能源消耗及其他相关费用。
3.    根据班组提交的采购需求，核对预算使用情况，应用Maximo和FMIS系统，创建采购申请单（PR），主动协调采购或财务等相关部门，推动PR/PO的审批流程；
4.    月度审核预算使用情况，推动班组及时作收货手续，查验班组或项目负责工程师提交的维修工程验收单及费用结算信息，及时在系统完成GRN收货流程，并月度反馈收货进展情况， 对收货资料及时归档。
5.    与专业班组协调，制定年度预算使用计划，了解班组对维修或工程的安排及花费计划，按照月度和季度汇报登记部门预算花费情况，更新费用台账， 配合财务制作月度预提计划和季度账务更新，费用报告包含但不限于能源费、运行维护费、备件及材料费、本部门工具采购及费用、预算使用比例等；
6.    负责处理员工的财务报销需求，审核员工的费用报销申请单，并上传系统；
7.    协助上级负责外包合同服务的管理和费用的跟踪，月度或季度结算，推动班组及时办理结算手续, 按时在系统收货或者财务预提；
8.    支持本部门采购，包含办公设备、国旗、员工工具、文具和PPE等物品的采购申请，及时汇总申报；
9.    根据部门业务需求，合理安排个人工作计划，对岗位职责范围内要求的各项任务进行有效的驱动， 与相关团队各成员协作配合，提高工作效率；
10.    遵守公司和部门的规章制度和纪律，服从工作分配和相关规定，熟悉运行工作内容，积极响应部门布置的各项工作；
11.    按时配合公司及部门对本岗位目标及绩效衡量标准的设定，积极响应部门经理和主管对绩效管理的要求，配合主管定期对个人工作表现进行评估和总结，制定个人改善方案或措施；
12.    协助部门经理完成团队支持类、行政类相关工作，如协助班组创建工单与协调工作。
13.    部门领导交办的其他任务。

职位要求：
1.    全日制本科或以上学历，行政、财务、工程或物业服务等相关专业；
2.    3年及以上客服、采购、财务、维护服务等相关管理经验；
3.    工作认真负责、积极上进、责任心强、有沟通协调；
4.    具有较强的服务热情、客户导向意识。
5.    电脑操作熟练，熟练使用Excel等办公软件对数据进行统计分析，熟练使用采购和财务等软件
6.    较强学习能力，尽快熟悉公司业务相关的应用软件开展工作
7.    工作积极主动，团队意识强，良好的服务意识，亲切的待人接物态度
8.    良好的沟通及语言表达能力
9.    能承受岗位压力
10.    国语或粤语（有良好的沟通能力）、英文读写能力