General Administration Staff

职位档案简介

该职位负责为各部门提供行政支援，确保行政办公室的顺畅高效运作，包括协调沟通、管理后勤事务，并依据马会的政策与标准提供专业秘书协助。该职位亦需支援各类项目与合规职能，并通过不同计划及活动与持份者保持协作互动。

主要职责

1. 处理文书工作，包括文件输入、归档、复印、电子邮件往来及接听电话与信息回复
2. 建立并维护实体与电子记录的高效归档系统，确保及时更新与便捷查阅
3. 处理并优先排序所有往来信函，包括电子邮件、书信及备忘录，确保迅速有礼回应
4. 协调及安排会议，包括准备议程与撰写会议记录
5. 协助采购流程，包括维护与发票、合约及采购文件相关的记录
6. 为活动及项目提供后勤支持，包括行程安排与差旅协调
7. 与各部门保持协作关系以促进运作顺畅
8. 履行经理指派的其他职务

教育程度

工商管理或相关专业的大专学历或高级文凭。

资格证书

经历

至少 2-5 年行政支持或相关岗位工作经验，大型组织任职经验者优先。